Både lønmodtagere og hovedaktionærer kan få udbetalt skattefri kørselsgodtgørelse. Særligt for hovedaktionærer er det vigtigt at føre et fuldstændigt og korrekt kørselsregnskab.
Lønmodtagere
Når du kører i egen bil i firmaets tjeneste, kan din arbejdsgiver udbetale dig skattefri kørselsgodtgørelse. Hvis I anvender statens takster, kan du i 2014 få udbetalt maksimalt 3,73 kroner/km for de første 20.000 kilometer, du har kørt i løbet af året. Det er en betingelse, at der er tale om erhvervsmæssig kørsel. Skattefri kørselsgodtgørelse gælder lønmodtagere og er en ren godtgørelsesordning. Du kan altså ikke som ansat fratrække et tilsvarende beløb på selvangivelsen, hvis din arbejdsgiver ikke vil udbetale skattefri kørselsgodtgørelse. Her er du henvist til at benytte det sædvanlige befordringsfradrag, som i 2014 er på 2,10 kroner/km.
Hovedaktionærer – strenge krav til kørebog
Reglerne om skattefri kørselsgodtgørelse gælder principielt også, hvis du er hovedaktionærer og kører i egen bil for firmaet. Men i praksis stilles strengere krav til kørselsregnskabet, da du som hovedaktionær jo ikke kan kontrollere dig selv. Det måtte en hovedaktionær sande i 2010, da han fik en dom fra Landsretten. Hovedaktionæren havde i visse tilfælde ikke husket at angive adresser for den erhvervsmæssige kørsel, og kørselsregnskabet indeholdt mindre fejl. Selvom han kunne sandsynliggøre, at han havde en ikke uvæsentlig erhvervsmæssig kørsel, blev samtlige udbetalinger af kørselsgodtgørelser skattepligtige. Det kan altså få alvorlige konsekvenser, hvis du som hovedaktionær ikke fører en decideret kørebog eller sikrer, at dit kørselsregnskab opfylder de lovmæssige krav.
Krav om løn
Ifølge praksis er det en yderligere betingelse for skattefri kørselsgodtgørelse, at du modtager løn fra firmaet. Du kan altså ikke få hele din løn som skattefri kørselsgodtgørelse. Det måtte en hovedaktionær sande, da hun fik en dom i Østre Landsret. Retten anså hende ikke for ansat i selskabet, da hun ud over skattefri kørselsgodtgørelse kun havde fået fri telefon til en værdi af 3.000 kroner. Det var altså ikke tilstrækkeligt, at hovedaktionæren var tilmeldt som direktør for selskabet. Retten udtalte: ”Sagsøgeren har valgt at give afkald på løn fra selskabet. Da sagsøgeren ikke har haft indtægtsgivende arbejde fra selskabet, anses hun ikke som lønmodtager i selskabet. Den registrerede A-indkomst på 3.000 kroner vedrørende fri telefon kan ikke føre til andet resultat. Sagsøgeren kan derfor ikke modtage skattefri godtgørelse”. SKAT har siden fuldt den linje. Man kan kun få skattefri kørselsgodtgørelse, hvis man modtager løn fra selskabet.